Vous sentez que vos clients (internes ou externes) s’impatientent? Ils attendent? Leurs appels ou courriels commencent à consommer trop de vos énergies et de votre temps?
Tout comme vous, vos clients détestent attendre!
Attendre, quel gaspillage… Trop souvent, l’attente est artificielle. Elle est souvent causée par une mauvaise gestion de la capacité des processus de l’organisation. Une gestion déficiente du goulot cause, entres autres, des délais!
COMMENT GÉREZ-VOUS VOTRE GOULOT D’ÉTRANGLEMENT?
Puisque la bouteille ne peut se vider plus rapidement que l’ouverture de son goulot, votre organisation ne peut répondre à ses commandes, dossiers à préparer, clients, patients, évaluations, etc. plus rapidement que l’ouverture de son goulot.
Peu importe le type d’organisation dans laquelle vous travaillez, il y a un goulot quelque part!
Un des premiers réflexes souvent observé, est d’ajouter des ressources ou des équipements. C’est parfois une bonne idée. Toutefois, ce n’est pas toujours la première à mettre en place, puisque vous augmenterez probablement vos coûts en procédant ainsi.
Truc de métier: Pensez Lean: améliorez avant d’ajouter! N’ayez pas peur d’innover et de remettre en question vos façons de faire actuelles. Soyez assuré qu’il y aura des commentaires tels: « on ne peut pas changer ça », « ça ne fonctionnera pas », etc. Toutes sortes de bonnes raisons pour ne rien faire… Ce que vous voulez c’est faire mieux, sans dépenser. Il faut donc changer, point final!
COMMENT RECONNAÎTRE UN GOULOT?
- C’est l’étape la plus longue d’un processus
- Il y a une accumulation de travail en amont de celui-ci
- L’impact d’un goulot?
- Encours que vous manipulez inutilement et qui allongent le temps de passage
- Délais artificiels
- Stress pour le personnel du poste goulot
- Inefficacité causée par la mauvaise organisation du travail
- Augmentation des coûts.
Truc de métier: Notez qu’il n’y a qu’un seul goulot dans un processus. « Oui mais il y a des piles partout » direz-vous peut être. Si tel est le cas, sous l’une de ces piles se cache le « vrai » goulot.
NUL NE SERT DE POUSSER!
Le goulot doit absolument être identifié et « respecté ». Puisque vous ne pouvez produire plus que votre goulot… pourquoi tenter d’aller plus vite que lui?
Tout comme dans un bouchon de circulation… à quoi bon sert de pousser ou de klaxonner?
Arrivez-vous plus rapidement au travail lorsque vous agissez ainsi?
Dans votre organisation vous devez donc vous adapter à la cadence de votre goulot et tenter de l’aider à faire mieux!
SIX ÉTAPES SIMPLES POUR OPTIMISER UN GOULOT
Dans son livre intitulé « Le but » Eliyahu M. Goldratt (1947-2011) énonce six étapes afin d’optimiser un goulot d’étranglement.
- Contrôler la qualité en amont du goulot. Tout ce qui passe au goulot doit être 100% conforme
- Éliminer tous les gaspillages au goulot
- Appliquer le principe du spécialiste et de l’aide (la bonne personne fait la bonne action)
- Croiser les heures de pause et de repas. Ayez des ressources polyvalentes provenant d’autres postes qui viennent remplacer les spécialistes du goulot
- Modifier les plages de travail. N’oubliez pas qu’il y a 24 heures dans une journée!
- Augmentez la capacité du goulot en ajoutant des ressources humaines ou matérielles.
Truc de métier: Ce n’est qu’après avoir appliqué les 5 premières étapes et noté que votre goulot fonctionne à plein régime que vous devriez passez à la sixième. Est-ce votre réflexe?
Ces règles de gestion d’un goulot s’appliquent toujours et pour tout type de processus! Il suffit parfois de faire preuve d’imagination afin de les adapter à votre réalité. Je vous promets qu’elles s’appliquent. En améliorant votre goulot, vous produirez plus et améliorerez votre capacité à répondre à la demande. La prochaine étape sera d’implanter un « flux tiré»… (à suivre)
Bon succès!
Christian Codère