Votre inefficacité vous fait perdre 150 heures par semaine et vous manquez de personnel?
Comment améliorer la productivité de votre organisation et réduire l’impact de la pénurie de la main-d’oeuvre?
Vous avez peine à répondre à la demande, votre carnet de commandes est trop garni, vous refusez des clients. Parfois rien de cela ne survient dans votre organisation, tout est pareil sauf que vous avez moins de personnel ou que l’absentéisme est à la hausse. La productivité est donc à la baisse. On constate aussi une augmentation des délais afin de répondre aux besoins du client et ce dernier commence à s’impatienter. Et pour certaines organisations, il y a un ralentissement, parfois obligatoire de la croissance et du développement des affaires, parce qu’elles manquent de ressources pour offrir le service ou créer la valeur pour le client.
En septembre dernier le journal Les Affaires a parlé de quelques solutions afin d’atténuer la pénurie de main-d’œuvre:
- améliorer votre image de marque pour attirer plus de monde
- former votre personnel
- robotiser votre organisation
- emprunter ou prêtez-vous vos employés entre organisations
- faire appel à l’immigration
- retenir des gens qui veulent prendre leur retraite ou rappeler des gens qui ont pris leur retraite
- faire appel à des nomades numériques.
Un sujet qui n’a pratiquement pas été abordé c’est “améliorer la productivité de l’organisation” afin de réduire l’impact des pénuries de main-d’œuvre.
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Grosso modo ce que ça veut, dire, c’est de faire mieux avec ce que vous avez en l’optimisant. Cela n’implique pas nécessairement d’investir. Optimisez d’abord! Une fois optimisé, investissez dans des équipements, la robotisation ou le virage 4.0. Mais à la base, il faut améliorer la productivité, ces fruits au bas de l’arbre. Je vous garantis qu’il y a plusieurs gains de productivité cachés dans votre organisation à plusieurs endroits. Même si vous considérez investir dans des équipements, robotiser ou prendre le virage 4.0 vous devrez revoir le fonctionnement de votre organisation afin d’en améliorer la productivité. Vous êtes coincé!
J’ai entendu des petites organisations de 20 employés dire que ça ne s’applique pas chez eux parce qu’ils sont petits! Quoi??? Ce n’est pas parce que vous êtes une petite organisation que vous ne pouvez pas le faire… bien au contraire et c’est tout à votre avantage de le faire!
Afin d’améliorer la productivité permettant de réduire la pénurie de main-d’oeuvre y a quelques méthodes et principes provenant de la gestion des opérations et du lean management que j’utilise afin d’accompagner les organisations.
Une de ces méthodes provient d’un livre de James Womack. Elle permet de structurer une démarche de révision du fonctionnement des organisations.
Voici les cinq étapes de la méthode :
1- Identifier la valeur pour le client
2- Schématiser la chaine de valeur et éliminer les gaspillages.
Oups! Ici il y en a plusieurs parmi vous qui viennent de décrocher parce que vous venez de lire les mots “chaine de valeur”. Vous vous dites que ça ne s’applique pas chez vous parce que vous n’êtes pas une chaine de montage. Erreur!!!! Je ne fais pas allusion à une chaine de montage mais plutôt à une représentation visuelle du fonctionnement de votre organisation qui “crée” de la valeur pour votre client. La somme des principales étapes complémentaires de création de valeur c’est la “chaine de la valeur ajoutée”. Il y en a dans tous les domaines, croyez-moi!
Par exemple :
3- Synchroniser la chaine de valeur
4- Implanter un flux tiré
5- Viser la perfection
L’étape numéro un consiste à identifier la valeur aux yeux du client. Cela paraît peut-être simple comme ça, identifier la valeur aux yeux du client, mais si vous prenez cette étape à la légère vous demeurerez dans la situation actuelle et votre insomnie se poursuivra! Plusieurs de vos solutions sont là!
Cette étape permet d’identifier des opportunités d’amélioration dans votre organisation qui vont vous permettre d’améliorer la productivité afin de réduire l’impact de la pénurie de main-d’oeuvre.
Vous serez peut être surpris de constater qu’il y a facilement 20% à 40 % d’une journée qui est rempli de non-valeur ajoutée. Cela représente deux ou trois heures par jour… par personne!
Imaginez : 10 personnes qui travaillent 7,5 heures par jour donnent 75 heures de disponibilité à créer de la valeur chaque jour. Appliquez 30% de temps à non-valeur ajoutée. Cela représente une perte de 30 heures chaque jour, 150 heures par semaine, soit l’équivalent de 4 personnes à temps plein. C’est 7800 heures perdues par année!
… et vous manquez de personnel?
D’abord et avant tout, pour identifier la valeur pour le client il faut faire la différence en valeur ajoutée et non valeur ajoutée. Grosso modo, la valeur ajoutée c’est une ou des activités qui contribuent à satisfaire les besoins d’un client. C’est votre raison d’être, ce que vous faites ou que vous offrez à votre client, patient, étudiant, contribuable, etc.
Observez toutes les activités présentes dans votre organisation et demandez-vous “est-ce que ça ajoute de la valeur ou pas?”. Pour tout ce que vous observez, posez-vous la question : “un client serait-il prêt à payer pour cette activité-là?”. Et vous, payeriez-vous pour cette activité? Si la réponse est “oui” c’est probablement de la valeur ajoutée aux yeux du client. Si la réponse est “non”… c’est de la non-valeur ajoutée.
La non-valeur ajoutée est représentée par ces activités qui ne contribue pas à satisfaire les besoins de vos clients. Ce sont des activités qui font perdre du temps. Elles consomment du temps de vos ressources. Pendant que vos ressources perdent leur temps à les réaliser elles ne créent pas la valeur pour votre client d’où la perte de productivité.
Des exemples de non-valeur ajoutée? Chercher, attendre, recommencer, se déplacer, repositionner, recevoir des informations incomplètes, manquer de quelque chose, être obligé de vérifier, etc.
Vous êtes en manque de main-d’oeuvre? Prenez conscience du temps perdu par vos ressources, évaluez le temps perdu par jour X le nombre de personnes. Implanter des solutions simples permettant d’éliminer ce temps perdu c’est la solution à votre casse-tête. Transposez ce temps perdu en temps productif. Vous allez naturellement augmenter la productivité de votre organisation et réduire l’impact de la pénurie de la main-d’oeuvre.
Toutefois, soyons réaliste. Il y a des activités à non-valeur ajoutée sont des activités nécessaires au fonctionnement de votre organisation malgré le fait qu’elles n’ont aucune valeur aux yeux du client. Votre défi est de réduire le temps consacré à ces activités afin de perdre le moins de temps possible à les accomplir. L’ironie est que chaque organisation possède des départements dédiés à réaliser, à temps plein, des activités qui ne créent aucune valeur pour le client!
Maximiser le temps alloué à réaliser des activités à valeur ajoutée est donc une notion primordiale à appliquer dans votre organisation parce que cela affecte positivement votre productivité et réduit l’impact de la pénurie de la main-d’oeuvre. Lorsque la non-valeur ajoutée sera éliminée il y a d’autres étapes de la méthode et des principes de la gestion des opérations qui pourront aider votre organisation à générer des gains de productivité!
Bon succès
Christian